爱数文档云方案联手宁波教育学院构建高校私有云平台2016年8月11日

客户简介宁波教育学院是一所由国家教育部批准建立的宁波市市属高等院校。学校坐落在宁波市区，位于美丽的三江文化长廊之畔，占地面积130余亩，建筑面积7万余平方米。学校为宁波市基础教育和经济社会发展服务的办学指导思想，形成了具有该校特色的“一校两中心”办学格局。学校以设在该校的宁波市教育行政干部培训中心和宁波市中小学教师培训中心为，全面服务于中小学校长、教师的专业发展和素质提升。此外，学校于2005年起兴办高职教育专业，目前有全日制高职学生近3000人。目前，学校有本专科函授专业46个，各类函授3837人。近年来，在科学发展观的引领下，在市委市的领导和重视下，在市教育局的指导和支持下，学校深化“一校三中心”的办学格局，突出师干训工作中心，发展高等职业教育，拓宽教育,加快师资队伍建设，加强教育教学研究，创立办学特色和品牌，建设和谐校园，提高教育质量，提升办学实力，确保了各项工作的全面协调持续发展。需求与挑战宁波教育学院秉承为宁波市基础教育和经济社会发展服务的办学指导思想，全面服务于中小学、幼儿园教师和教育行政干部的专业发展与素质提升，作为全市师干训工作的，需要全面展开中小幼教师、校（园）长以及其他教育行政干部的培训，拓展培训渠道，探索培训模式，创建培训特色，打造培训品牌。近几年师干训工作发生了显著的变化，受到了参训者及教育行政部门的充分肯定。然而在随着校园信息化的推进，学校电子文档化办公以及各类资料的日益增多，宁波教育学院面临越来越多的挑战：1.文档分散，安全性存在重大风险。除了一些如OA、门户等在内的业务系统管理起来的结果性文档外，80%的文档散落在个人PC在内的介质中；文档数据的为丢失、人为泄露都会带来重大损失。2.文档分享“既无组织，也无纪律”。邮件、内部聊天等工具是内部文档传递、分享的主要途径，由于这些途径缺乏较为明晰的组织架构约束，也无追溯审计的手段，造成文档化行政办公的效率和安全性存在诸多问题。3.文档知识无法积淀与。随着信息化发展，内部积累了大量的文档，系统化和集中化的统一管控与定向，急需构建内部特色文档资源库。总结以上需求和挑战，宁波教育学院需要考虑以下需求：能够集中地管理内部的各种文档，支持【权限体系】、【组织架构】、【文档分类管理】、【配额管理】，使文档的使用与分享保持在可控的范围内；集中考虑所有文档的安全问题，支持【细粒度权限管控】、【版本管理】、【回收站】功能，确保文档的完整性、控制能力与私密性，降低TCO（总体拥有成本）；解决个人的文档多点共享问题。支持【Share盘】、【远程访问】、【个人文档】功能，无论在家里、办公室、出差途中，都能便捷地访问文档信息，且容易上手、足够的安全；高效的文档分享与协作。支持【知识库】、【部门文档】、【共享文档】功能，同时能够灵活地重组架构，使文档的共享能够“与时俱进”。爱数解决方案在用户项目需求的背景下，爱数解决方案采用AnyShare文档云DX1200系列构建基于私有文档中心的解决方案，终端用户可以在电脑、手机上安装客户端软件，就可以实现文档的分享与协作。部署文档柜负责实现智能存储中心的安全存储、文档共享与协作、数据。根据宁波教育学院ERP中的用户体系构建AnyShare中的用户体系和文档组织类型，可灵活配置权限以及存储空间，优化文档共享协作效率。每个终端用户，可以通过本地虚拟盘的形式访问AnyShare，实现高效的智能分享、协作、访问和搜索等功能。方案价值：1.安全文档共享平台：统一的文档存储访问平台，集中管理海量的办公文档，为所有员工提供统一的办公文档流转共享平台；2.有序的文档组织管理：根据员工办公、协作、分享的特点，提供个人文档、部门文档、共享文档三类文档组织方式，并支持标签管理这一逻辑分类方式，为快捷文档访问提供快速的组织管理方式；3.高效文档协作与访问：满足分公司与移动办公访问的远程访问功能，基于安全文档共享平台进行统一的文档协作，支持多版本管理，满足历史文档回溯访问，简易Share盘的网盘访问方式，让操作如本地磁盘一样便捷；4.统一的权限管控：基于员工在公司行政组织结构的定位来部署权限，支持细粒度权限管控，并提供权限组功能实现定向群体的权限配置与管控；5.知识管理与分享：依据学校的需求搭建知识库，并指定知识管理员，可对经验性的文档进行知识管理，授权不同梯度的员工分享知识库中的知识财富；6.全面的安全保障：从数据传输、数据备份、存储安全、权限管控、审计安全等几个方面全面保障办公文档与知识的安全。客户收益基于爱数文档云解决方案已经在宁波教育学院成功实施，该项目的交付满足了宁波教育学院在非结构化数据管理和分享方面的需求。搭建统一的文档管理平台，实现资源的共享与统一管理，有效的解决了信息孤岛的问题，加强各学科的信息传递与协作，为学校提供高效、全面的文档管理服务。在统一存储的同时又为每个人分配绝对隐私的存储空间。更加细粒度的权限分类，配合加密、分级权限等技术，有效地防止了学校的非法访问，也简化了管理员的操作，使访问更有效，数据更安全。所有的访问共享都是在本地虚拟盘上进行的，符合个人用户的使用习惯，方便知识信息的使用与分享。宁波教育学院项目的落地为爱数在教育行业又收获一个成功的典型案例，结合爱数在教育行业的拓展经验，未来爱数解决方案将服务更多教育行业的用户。